Chấm dứt xếp hàng chờ đợi: Hệ thống xếp hàng tự động – Giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ tại Trung tâm Hành chính công

Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số, việc tối ưu hóa quy trình phục vụ công dân là ưu tiên hàng đầu của các cơ quan, đơn vị. Công ty Cổ phần Hệ thống – Mạng 3C (3C NET – SYSTEM) đã giới thiệu Hệ thống Xếp hàng Tự động thông minh, mang đến một giải pháp toàn diện giúp xóa bỏ cảnh xếp hàng lộn xộn, rút ngắn thời gian chờ đợi và nâng cao đáng kể sự hài lòng của người dân.

1. Hành trình phục vụ công dân: Nhanh chóng và Minh bạch

Hệ thống được thiết kế xoay quanh trải nghiệm của người dân, đảm bảo sự công bằng và hiệu quả ngay từ bước đầu tiên:

• Lấy số thông minh, tiện lợi: Công dân có thể dễ dàng lấy số thứ tự thông qua KIOSK Cấp Vé (Model HDP KIOSK 01) đặt tại khu vực đón tiếp. Thiết bị này không chỉ in số thứ tự mà còn hỗ trợ xác thực bằng cách quét mã CCCD gắn chip, thẻ BHYT, hoặc nhận diện khuôn mặt, giúp phân loại dịch vụ và luồng phục vụ chính xác, nhanh chóng.
• Chờ đợi chủ động, thoải mái: Thay vì đứng xếp hàng, người dân có thể ngồi chờ và theo dõi thông tin trực quan trên Bảng hiển thị Chính (sử dụng Tivi Smart 45-55 inch, Model HDP LCD02). Màn hình sẽ thông báo số thứ tự, họ tên công dân và số quầy mời vào phục vụ.
• Thông báo rõ ràng, không bỏ lỡ lượt: Khi đến lượt, Bộ Âm Thanh Tự Động (Model HDP L01) sẽ phát thông báo gọi số với âm thanh dễ nghe, lan tỏa khắp phòng, kết hợp với Bảng Hiển Thị Quầy (Model HDP C02) nhấp nháy, thu hút sự chú ý của công dân đang chờ.

2. KIOSK Đa Chức Năng: Nâng cao tương tác và Minh bạch (Model HDP KIOSK DG01)

Không chỉ là nơi lấy số, Hệ thống còn trang bị KIOSK Tra Cứu Thông Tin tại sảnh tiếp đón, giúp người dân chủ động hơn trong việc tìm kiếm thông tin và giám sát quy trình:

• Tra cứu mọi lúc: Công dân có thể tra cứu các thủ tục hành chính và trạng thái hồ sơ của mình một cách dễ dàng, giảm thiểu việc phải hỏi trực tiếp cán bộ.
• Đánh giá sự hài lòng tức thì: Hệ thống tích hợp chức năng đánh giá cán bộ và cơ sở vật chất, đồng thời có Bảng Đánh Giá Sự Hài Lòng tại Quầy (Model HDPtech-DG01). Điều này tạo ra một kênh phản hồi trực tiếp, minh bạch, giúp đơn vị kịp thời nắm bắt và cải thiện chất lượng phục vụ.
• Gửi phản ánh/kiến nghị: Công dân có thể gửi trực tiếp các ý kiến, phản ánh hoặc kiến nghị của mình trên trang dịch vụ công qua KIOSK.

3. Công cụ đắc lực cho Ban Quản lý và Cán bộ

Hệ thống Xếp hàng Tự động còn là một công cụ quản lý mạnh mẽ, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của cán bộ và đơn vị:

• Phần mềm Gọi số (Model HDPTECH DO2): Được cài đặt trên máy tính của nhân viên, hỗ trợ mọi thao tác nghiệp vụ cần thiết như Gọi số, Gọi lại, Bỏ qua, Đặt nhỡ, Chuyển quầy/dịch vụ.
• Theo dõi hiệu suất phục vụ: Phần mềm ghi nhận và thống kê chi tiết lượt phục vụ, thời gian gọi, và thời gian xử lý trung bình. Ban quản lý có thể theo dõi hiệu suất phục vụ, năng suất làm việc của từng cán bộ theo thời gian thực.
• Phân luồng linh hoạt: Hệ thống cho phép phân luồng khách hàng theo loại hình dịch vụ hoặc mức ưu tiên, đảm bảo mọi giao dịch được xử lý theo quy trình khoa học nhất.

Với các thành phần được kết nối đồng bộ và vận hành bởi Hộp Điều Khiển Trung Tâm (Model HDPtech T01), Hệ thống Xếp hàng Tự động của 3C NET – SYSTEM là một giải pháp then chốt, góp phần hiện đại hóa bộ mặt hành chính công, hướng đến mục tiêu xây dựng một nền hành chính phục vụ chuyên nghiệp, minh bạch và thân thiện hơn với người dân.